Как заполнить инвойс СДЭК без ошибок: инструкция с примерами

Инвойс нужен, когда вы отправляете товар за границу. В документе указывают содержимое посылки, количество, стоимость, отправителя, получателя и цель отправки.

Если данные не совпадают с накладной, счетом или другими документами, груз могут задержать и запросить уточнения. Ниже разберем, как заполнить инвойс СДЭК для международной доставки и проверить его перед отправкой.

Перед заполнением подготовьте:

• данные отправителя и получателя;
• точное описание каждого товара;
• количество и стоимость;
• валюту;
• цель отправки;
• документ, который подтверждает стоимость, если он потребуется.

Инвойс СДЭК — документ для международной доставки. Он описывает товар: что находится в посылке, в каком количестве и сколько это стоит. Эти сведения используют при таможенном оформлении.

Инвойс не заменяет накладную:

• в накладной указывают данные перевозки: кто, кому и куда отправляет посылку;
• в инвойсе описывают вложение, его стоимость и цель отправки.

Инвойс может понадобиться:

• интернет-магазину, который отправляет заказ покупателю за границу;
• юридическому лицу или ИП при отправке товара, образцов или замены;
• физическому лицу при отправке подарка, товара или ценной вещи;
• бизнесу при возврате, гарантийной замене или отправке коммерческой партии.

Требования зависят от страны, маршрута, товара, отправителя и получателя.

Берите бланк там, где оформляете конкретную международную отправку: в личном кабинете, пункте СДЭК или у менеджера.

Не используйте случайный образец из интернета: в нем могут отсутствовать обязательные поля для выбранного маршрута.

Заполняйте инвойс так, чтобы описание понял человек, который не знаком с вашим ассортиментом. Не используйте внутренние сокращения, названия коллекций и общие слова вроде «товар» или «подарок».

Укажите номер инвойса и дату оформления. Номер помогает связать документ с заказом, счетом, договором или внутренним учетом компании.

Для разовой отправки подойдет простой уникальный номер. Главное, чтобы он не совпадал с номерами других документов.

Укажите ФИО или название компании, адрес, телефон и email. Если отправитель — юридическое лицо или ИП, данные должны совпадать с договором и реквизитами.

Если отправитель — компания, заполните ИНН, КПП, ОГРН и банковские реквизиты, если такие поля есть в бланке. Возьмите данные из карточки организации и проверьте их перед отправкой.

Если груз передает сотрудник компании, добавьте его как контактное лицо. Тогда с ним смогут быстро связаться при уточнении данных.

Укажите имя или название компании, страну, город, полный адрес, индекс, телефон и email. Для юридического лица добавьте контактного сотрудника, если он известен.

Не сокращайте адрес. Неполный индекс или телефон могут задержать отправление.

Описание должно отвечать на вопрос: что именно находится в посылке?

Используйте простую схему: название товара + материал + состояние или назначение + количество. Не используйте только внутренний артикул, название коллекции или общие слова.

Плохо:

• одежда;
• аксессуары;
• образцы;
• детали;
• подарок.

Хорошо:

• женский хлопковый свитшот, новый, 3 шт.;
• кожаный кошелек, новый, артикул W-204, 2 шт.;
• пластиковые корпуса для электронного устройства, образцы, не для продажи, 5 шт.;
• керамическая кружка, новая, подарок, 1 шт.

Укажите точное название, материал, модель или артикул, состояние, назначение и количество. Страну происхождения добавьте, если такое поле есть в форме. Описание в инвойсе должно совпадать с фактическим содержимым посылки.

Если в бланке есть поле «Код товара по ТН ВЭД / HS Code», укажите код для каждой позиции. Не подбирайте его наугад: возьмите код из документов на товар или уточните у специалиста СДЭК.

Даже у подарка или образца должна быть оценочная стоимость для таможенного оформления.

По каждой позиции укажите:

• количество;
• цену за единицу;
• общую стоимость;
• валюту.

Проверьте итоговую сумму. Она должна совпадать с суммой всех позиций. Стоимость подтверждают чеком, счетом, договором, УПД, товарной накладной, инвойсом поставщика или подтверждением заказа и оплаты. Не указывайте случайную сумму, если стоимость можно взять из другого документа.

В некоторых формах также указывают номер накладной, количество мест, вес брутто и вес нетто. Перенесите эти данные из накладной и проверьте, что значения в документах совпадают.

Цель должна соответствовать реальной операции. Не пишите «подарок», если интернет-магазин продает товар, и «образец», если покупатель оплатил заказ.

Возможные варианты:

• продажа;
• подарок;
• образец не для продажи;
• возврат;
• гарантийная замена;
• личные вещи;
• коммерческая партия.

Если назначение противоречит счету, заказу или договору, таможня может запросить пояснение.

До оформления проверьте:

• можно ли вывезти товар из страны отправления;
• разрешен ли его ввоз в страну назначения;
• нужны ли лицензии, разрешения или сертификаты;
• нет ли санкционных или экспортных ограничений;
• подходит ли упаковка для выбранного способа перевозки.

Отдельной проверки требуют жидкости и аэрозоли, аккумуляторы, лекарства, продукты, растения, ювелирные изделия и другие ценные вложения.

Требования могут отличаться для наземной и авиаперевозки. Используйте актуальный список запрещенных и ограниченных грузов СДЭК.

Сравните сведения в инвойсе, накладной и документах на товар:

• отправителя и получателя;
• контактные данные;
• описание и количество товара;
• вес и габариты;
• стоимость и валюту;
• страну и цель отправки.

Если сведения различаются, отправление могут задержать для уточнения.

Форма документа зависит от маршрута и типа отправления. Используйте образец как ориентир, а для отправки берите актуальный бланк СДЭК.

Сценарий: магазин из России отправляет покупателю оплаченный заказ.

Пример описания: «Leather wallet, new, SKU W-204, 2 pcs».
Цель отправки: «sale».

Укажите продавца и покупателя, номер заказа или счета, описание товара, количество, стоимость и валюту.

Сценарий: компания отправляет партнеру образцы товара.

Пример описания: «Plastic housings for electronic devices, samples, not for resale, 5 pcs».
Цель отправки: «sample, not for resale».

Укажите оценочную стоимость, даже если получатель не платит за образцы.

Сценарий: физическое лицо отправляет подарок.

Пример описания: «Ceramic mug, new, gift, 1 pc».
Цель отправки: «gift».

Слово «подарок» не заменяет описание товара.

Сценарий: покупатель или компания возвращает товар продавцу.

Пример описания: «Cotton sweatshirt, return of order No. 4582, 1 pc».
Цель отправки: «return».

Добавьте номер заказа, счета или договора. Данные должны совпадать с документами первоначальной покупки.

В зависимости от отправления могут понадобиться:

1. Накладная - содержит данные перевозки.
2. Инвойс - описывает товар, количество и стоимость.
3. Подтверждение стоимости - чек, счет, договор, УПД или другой документ.
4. Разрешения и дополнительные документы - для отдельных товаров, стран и маршрутов.

Точный комплект зависит от товара, страны, маршрута, цели отправки, отправителя и получателя. Для отдельных грузов могут потребоваться сертификаты, лицензии или пояснения.

СДЭК помогает оформить международную отправку и проверить, какой бланк нужен для выбранного маршрута.

Сведения о товаре предоставляет отправитель, поэтому заранее подготовьте описание, количество, стоимость и контакты получателя.

Перед передачей посылки сообщите специалисту:

• страну назначения;
• кто отправляет и получает товар;
• что находится внутри;
• стоимость;
• цель отправки.

Так проще проверить комплект документов, требования к оформлению и ограничения до начала доставки. Если данных недостаточно, специалист подскажет, что подготовить дополнительно.

Если остались сомнения, сначала уточните условия по маршруту и товару у поддержки.